Perubahan dan Pengembangan Organisasi

Pengertian Organisasi

Ada banyak sekali teori yang menjelaskan dan menjabarkan pengertian dari organisasi, berikut adalah beberapa pengertian organisasi dari beberapa ahli dunia :

1.Stoner

mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama

2.James D. Mooney

mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama

3.Chester I. Bernard

berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih

4.Stephen P. Robbins

menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

5.Neni  Nurmayanti  Husanah

Perubahan merupakan sesuatu yang unik karena perubahan-perubahan yang terjadi dalam berbagai kehidupan itu berbeda-beda dan tidak bisa disamakan, walaupun memiliki beberapa persamaan dalam prosesnya.

6.Brian Clegg

Perubahan merupakan suatu kekuatan yang sangat hebat, yang dapat memotivasi atau mendemotivasi.

7.A.B Susanto

Perubahan adalah keniscayaan yang menyertai kehidupan, dapat terjadi dimana saja, kapan saja, dan menimpa siapa saja.

Dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah saat manusia memiliki misi yang sama dan membuat sebuah perkumpulan untuk mencapai suatu tujuan atau sekelompok tujuan yang sama pula secara bersama-sama, agar mudah dalam mencapai tujuan tersebut.

Faktor-Faktor Perubahan dan Pengembangan Organisasi, dibagi menjadi 2, yaitu :

Faktor  internal

Adalah  segala  keseluruhan  faktor  yang  ada  di  dalam  organisasi  dimana faktor tersebut  dapat  mempengaruhi  organisasi  dan  kegiatan  organisasi.

Adalah  penyebab  perubahan  yang  berasal  dari  dalam  organisasi  yang bersangkutan,  yang  dapat  berasal  dari  berbagai  sumber.

Problem  yang  sering  timbul  berkaitan  dengan  hubungan  sesama  anggota organisasi  pada  umumnya  menyangkut  masalah  komunikasi  dan kepentingan masing-masing  anggota.

Proses  kerjasama  yang  berlangsung  dalam  organisasi  juga  kadang-kadang merupakan  penyebab  dilakukannya  perubahan.  Problem  yang  timbul dapat menyangkut  masalah  sistem  kerjasamanya  dan  dapat  pula menyangkut perlengkapan  atau  peralatan  yang  digunakan.  Sistem kerjasama  yang  terlalu birokratis  atau  sebaliknya  dapat  menyebabkan suatu  organisasi  menjadi  tidak efisien.  Sistem  birokrasi  (kaku) menyebabkan  hubungan  antar  anggota  menjadi impersonal  yang mengakibatkan  rendahnya  semangat  kerja  dan  pada  gilirannya produktivitas  menurun,  demikian  sebaliknya.  Perubahan  yang  harus dilakukan  akan  menyangkut  struktur  organisasi  yang  digunakan.

          Contoh  Faktor  Internal :

         a.   Perubahan  kebijakan  lingkungan.

         b.   Perubahan  tujuan.

         c.      Perluasan  wilayah  operasi  tujuan.

         d.     Volume  kegiatan  bertambah  banyak.

         e.      Sikap  dan  perilaku  para  anggota  organisasi

Faktor  eksternal

Adalah  segala  keseluruhan  faktor  yang  ada  di  luar  organisasi  yang  dapat mempengaruhi organisasi  dan  kegiatan  organisasi.  Beberapa  faktor tersebut  antara  lain :  Politik,  Hukum , Kebudayaan,  Teknologi,  Sumber alam,  Demografi  dan  sebagainya.

Adalah  penyebab  perubahan  yang  berasal  dari  luar,  atau  sering  disebut lingkungan. Organisasi  bersifat  responsive  terhadap  perubahan  yang terjadi  di  lingkungannya.  Oleh karena  itu,  jarang  sekali  suatu  organisasi melakukan  perubahan  besar  tanpa  adanya dorongan  yang  kuat  dari lingkungannya.  Artinya,  perubahan  yang  besar  itu  terjadi  karena lingkungan  menuntut  seperti  itu.  Beberapa  penyebab  perubahan  organisasi yang  termasuk faktor  ekstern  adalah  perkembangan  teknologi,  faktor ekonomi  dan  peraturan  pemerintah.

Contoh  Faktor  Eksternal:

         a.     Politik

         b.     Hukum

         c.      Kebudayaan

         d.     Teknologi

         e.      Sumber  daya  alam

         f.       Demografi

         g.     Sosiologi

Pengertian Perubahan Organisasi

Perubahan adalah hal yang pasti akan dilakukan oleh setiap organisasi di dunia ini untuk menjaga eksistensinya, akibat perubahan zaman.  Perubahan atau berubah secara etimologis dapat bermakna sebagai usaha atau perbuatan untuk membuat sesuatu berbeda dari sebelumnya. Dalam istilah perubahan organisasi, dikenal juga istilah serupa yaitu change interventation adalah sebuah rancangan aksi atau tindakan untuk membuat inovasi dan merubah sesuatu menjadi berbeda. Dan change again yaitu individu atau kelompok yang bertindak sebagai katalis atau suatu seseorang yang bertanggung jawab untuk melakukan manajemen dan menentukan prosedur kerjadalam organisasi, agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan

Menurut Kurt Lewin, perubahan organisasi merupakan suatu yang sistematis yakni perubahan dari suatu topik yang haya menarik untuk beberapa akademisi dan praktisi menjadi suatu topik yang menarik untuk para eksekutif perusahaan untuk kelangsungan hidup oranisasi.

Hampir semua ahli berpendapat bahwa pengembangan organisasi bertujuan melakukan suatu perubahan. Dengan demikian, penyempurnaan dalam organisasi sebagai suatu sarana perubahan yang harus terjadi maka kemudian secara luas pengembangan organisasi dapat diartikan pula sebagai perubahan organisasi. Ditambahkan pula, perubahan organisasi merupakan suatu pendekatan dan teknik perubahan organisasi yang di dalamnya terkandung suatu proses dan teknologi untuk penyusunan rancangan, arah dan pelaksanaan perubahan organisasi secara berencana.

Perubahan organisasi adalah upaya masyarakat dalam organisasi tersebut, bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan yang sama, dengan melakukan perubahan-perubahan organisasi dalam berbagai aspek. Atau melakukan berbagai penyesuaian dengan perkembanagn zaman yang terus berkembang.  Agar tujuanya dapat tercapai, dan dapat bertahan dalam perubahan besar dunia.

Pengertian Perkembangan Organisasi

Ada beberapa pengertian tentang Perkembangan Organisasi yang dituturkan oleh para pakar, diantaranya adalah:

Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur organisasi sehingga organisasi itu dapat beradaptasi dengan dengan lingkungannya

Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur) suatu organisasi

Perkembangan organisasi merupakan suatu proses yang meliputi serangkaian perencanaan perubahan yang sistematis yang dilakukan secara terus-menerus oleh suatu organisasi

perkembangan organisasi merupakan suatu pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan efektifitas organisasi

perkemangan organisasi lebih menekankan pada system sebagai sasaran perubahan.

perkembangan organisasi meliputi perubahan yang sengaja direncanakan.

Langkah-Langkah Perubahan Organisasi

Dikaitkan dengan konsep ‘globalisasi”, maka Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change. Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan.

Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif.

Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi.

Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut., yaitu, Kondisi Ketenagakerjaan, Economic Shocks, Kecenderungan sosial, Tekhnologi, Kompetisi dan Kondisi Politik.

Masalah dalam perubahan

Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas kelihatan (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun dan lain sebagainya.

Sumber Penolakan atas Perubahan

Untuk keperluan analitis, dapat dikategorikan sumber penolakan atas perubahan, menurut Stephen P. Robbins, yaitu penolakan yang dilakukan oleh individual dan yang dilakukan oleh kelompok atau organisasional.

Resistensi Individual, Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan :

Kebiasaan, merupakan pola tingkah laku yang kita tampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup kita. Kita lakukan itu, karena kita merasa nyaman, menyenangkan. Begitu terus kita lakukan sehingga terbentuk satu pola kehidupan sehari-hari. Jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan tadi maka muncul mekanisme diri.

Rasa Aman, kondisi sekarang sudah memberikan rasa aman, dan karyawan memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar. Mengubah cara kerja padat karya ke padat modal memunculkan rasa tidak aman bagi para pegawai.

FAKTOR EKONOMI, Faktor lain sebagai sumber penolakan atas perubahan adalah soal menurun-nya pendapatan.TAKUT AKAN SESUATU YANG TIDAK DIKETAHUI Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidak pastian dan keragu-raguan. Kalau kondisi sekarang sudah pasti dan kondisi nanti setelah perubahan belum pasti, maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan menolak perubahan.

PERSEPSI, cara pandang individu terhadap dunia sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi sikap. Dimana karyawan merasa program perusahaan adalah bentuk kesewenang-wenangan, sehingga menimbulkan sikap negatif.

Tahapan Manajemen Perubahan

Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapan. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal).

Untuk manajemen perubahan adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1, tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2, tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik.,

Tahap 3, tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah.

Tahap 4, tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. Dimana Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Taktik Mengatasi Penolakan Atas Perubahan

Dalam hal ini Manajemen menggunakan beberapa taktik guna mengatasi penolakan atas program perusahaan, berdasarkan pendapat dari Coch dan French Jr. mengusulkan ada beberapa taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan, yaitu :

1. Pendidikan dan Komunikasi. Bahwa Manajemen memberikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua karyawan.

2. Partisipasi. Manajemen mengajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator.

3. Memberikan kemudahan dan dukungan. Manajemen memberikan suatu bentuk konseling kepada karyawan yang mengalami ketakutan atas terjadinya perubahan

4. Negosiasi. Manajemen memberikan alternatif solusi kepada karyawan.

5. Paksaan. Manajemen menggunakan Taktik terakhir adalah paksaan.

Faktor lain dari langkah-langkah perubahan organisasi :

a.    Mengadakan pengkajian : tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang antara lain: politik, ekonomi, teknologi, hokum, social budaya dan sebagainya

b.    Mengadakan identifikasi : yang perlu di identifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi . setiap factor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat

c.    Menetapkan perubahan : sebelum langkah langkah perubahan diambil , pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya

d.    Menentukan strategi : apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin orgganisasi harus segera menyusun strategi untuk mewujudkannya

e.    Melakukan evaluasi : untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negative , perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh positif terhadap organisasi dan apabila sebaliknya berarti negative.

Perencanaan Strategi Pengembangan Organisasi

Perencanaan strategis adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh, memberikan rumusan ke mana suatu organisasi/perusahaan akan diarahkan, dan bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan.

Hasil dari proses perencanaan strategi berupa dokumen yang dinamakan strategic plan yang berisi informasi tentang program-program beberapa tahunyang akan datang.

Manajer memerlukan jenis perencanaan khusus yang disebut perencanaan strategis. Perencanaan strategis ini akan digunakan untuk menentukan misi utama organisasi dan membagi-bagi sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya.

Ada 2 (dua) alasan yang menunjukkan pentingnya Perencanaan Strategis :

·         memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya yang harus di ambil.

·         akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencaaan lainnya.

Dengan adanya perencanaan strategis ini maka konsepsi perusahaan menjadi jelas sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana-rencana lain dan dapat mengarahkan sumber-sumber organisasi secara efektif.

Tiap penerapan perlu merancang variasinya sendiri sesuai kebutuhan,situasi dan kondisi setempat. Meskipun demikian, secara umum proses perencanaan strategis memuat unsur-unsur:

·         perumusan visi dan misi,

·         pengkajian lingkungan eksternal,

·         pengkajian lingkungan internal,

·         perumusan isu-isu strategis,

·         penyusunan strategi pengembangan (yang dapat ditambah dengan tujuan dan sasaran).

Proses Perencanaan Strategis

Proses perencanaan strategis atau manajemen strategis merupakan proses pengarahan usaha perencanaan strategis dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang

Keterangan:

1.    Formulasi Misi dan Tujuan, Pertanyaan mendasar dalam formulasi misi dan tujuan adalah “Apa usaha kita?” dan “Apa usaha kita yang seharusnya?”.

2.    Analisis Tujuan dan Strategi Saat ini, Dalam perjalanan waktu, manajer suatu organisasi barangkali akan kehilangan “minat” terhadap misi yang pertama kali mereka perjuangkan. Manajer harus diingatkan kembali pada misi awalnya.

3.    Analisis Lingkungan, Perubahan dalam lingkungan eksternal organisasi dapat menghasilkan kesempatan maupun ancaman, tergantung bagaimana reaksi organisasi. Untuk memperoleh informasi perubahan lingkungan, perlu dikembangkan system informasi strategis, pengembangan bisnis data, keluhan atau komentar dari pihak luar (pelanggan dan supplier).

4.    Analisis Sumberdaya, Dilakukan bersamaan dengan analisis lingkungan, melalui analisis kekuatan dan kelemahan organisasi.

5.    Identifikasi Kesempatan Strategis, Kesempatan strategis merupakan gap antara situasi apabila organisasi menggunakan tujuan dan strategi yang dirumuskan dalam proses penentuan tujuan dengan situasi apabila organisasi menggunakan strategi sekarang ini (tanpa perubahan).

6.    Pengambilan Keputusan Strategis, Organisasi dapat mengembangkan sejumlah altrnatif strategis untuk memanfaatkan kesempatan strategis.

7.    Pelaksanaan Strategi 

8.    Evaluasi dan Pengendalian Strategis, Manajer harus selalu mengevaluasi pelaksanaan rencana strategis. Pengendalian strategis merupakan pengendalian terhadap pelaksanaan rencana strategis.

Implikasi Manajerial

Sebab yang terjadi karena adanya perubahan dan pengembangan organisasi adalah sebuah organisasi tersebut akan mengalami peningkatan baik dalam kinerja maupun hal lainnya, organisasi tersebut juga tidak akan diam/stuck di dalam suatu posisi melainkan terus berkembang semakin hari.

Refrensi :

http://cewe-batak.blogspot.com/2012/12/perencanaan-strategis.html

http://juventus4ever.wordpress.com/2011/11/01/perencanaan-strategis-dan-konsep-manajemen-sumber-daya-informasi/

http://masfiifauzii02.blogspot.com/2013/05/pengertian-perubahan-dan-perkembangan_3.html
http://aditb-gunadarma.blogspot.com/2012/11/makalah-kelompok-5-perubahan-organisasi.html

http://www.portalhr.com/komunitas/opini/langkah-perubahan-di-organisasi/